Steuerprüfung 2016

Das Finanzamt Burgdorf und wir sind Freunde! Nicht weil wir so viel zu verbergen haben. Eher weil die uns scheinbar / anscheinend gerne im Rahmen ihrer Steuer- Außenprüfungen besuchen und wir so recht lückenlos Auskunft über unsere Aktivitäten geben und dokumentieren dürfen.

Ob das an uns liegt, wissen wir nicht. Ob andere Unternehmen auch so häufig Ziel ihrer Besuche sind, wissen wir auch nicht. Vielleicht hat unsere kleine Stadt ja zu wenig lebende Firmen – oder zu viele Steuerprüfer. Oder wir sind mit unserer Buchhaltung besonders transparent. Oder verdächtig. Oder was auch immer.

Es gilt: Lohnsteuerprüfung für die Jahre 2013, 2014, 2015. Die Jahre davor waren ja bereits Ziel der Prüfungen in den Vorjahren. Sind ja irgendwie schon abgehakt. Daher haben wir schon lernen dürfen: die Bewertungen der Dienstfahrzeuge wie Neuwagenpreis (egal wie alt die Kiste ist), Fahrtenbücher, 1% Aufwände, Tankbelege, Reparaturbelege, Inspektionen uvam müssen zusammengestellt sein. Lückenlos und vollständig. Im Fahrtenbuch sollen die Strecken auch für einen misstrauischen Leser nachvollziehbar sein. Wir haben dazu schon Legenden erstellt. Umleitungen dokumentiert. Baustellen. Und Fotos auf denen Datum / Uhrzeit und Kilometerstand identifizierbar sind. (Wenn ein Audi zum Fuhrpark gehört ist das praktisch: der bezieht diese Daten aus der Atomuhr in Braunschweig. Da kommt das Signal ziemlich fälschungssicher rein. Obwohl: mit etwas Elektronik und Fantasie mag man auch das faken können. Um falschen KM Stand einem falschen Datum zuordnen. Ob sich der Aufwand jedoch lohnen würde…?)

audi1

Um es zu komplettieren: Ferner werden benötigt alle Gehaltsabrechnungen, Personalaufstellungen, Zahlungen, Sonderzahlungen, Kontenaufstellungen, Verträge und was sonst noch so anfällt. Ebenfalls für den ganzen Zeitraum. Ebenfalls vollständig…

So ausgestattet darf sich dann der Experte des Finanzamtes (Steuerprüfer) mit unserem Tun beschäftigen. Ab dem 06.07. Wir freuen uns darauf, halten Kekse und Kaffee bereit und holen die Hunde hinein. Damit unsere Gäste ungestört vor fahren können.

Wir sind zwar ein eher kleines Unternehmen – aber die Vorbereitungen auf diesen Termin halten uns einige Tage auf Trab. Bis alles zusammengestellt und ausgedruckt ist, Handakten zum Mitnehmen bereit liegen… – da geht doch irgendwie eine Menge Toner und noch mehr Papier dahin. Und ziiiiiemnlich viel Arbeitszeit. Und das eine oder andere Anderwertige wird liegen bleiben.

Daher bitten bereits jetzt alle Kunden und Interessenten um Verzeihung: im Vorfeld und während der Steuerprüfung werden einige Dinge liegen bleiben. Aber wir sind ein deutsches Unternehmen! Es gilt: Bürokratie hat Vorrang vor Kunden und operativer Tätigkeit! Vielen Dank für Ihr Verständnis!

 

 

Seriennummern erfassen und verwalten

Wer nur drei Schrauben besitzt, braucht es nicht. Wer jedoch bereits ein paar höherwertige Güter sein Eigen nennt oder diese gar verkauft, lernt sehr schnell, das Seriennummern auf den Waren bares Geld bedeuten.

…Wann wurde ein Produkt angeschafft?

…Wer hat es geliefert / installiert / montiert?

…Welche Besonderheiten gibt es, Fotos, REACH Gefahrendokumente?

…Wo wurde es bisher verwendet? Von wem und wann?

Und so weiter – und so fort. Die Liste lässt sich fortsetzen. Bereits ein paar eigene Maschinen im Bestand benötigen diese Informationen. Spätestens wenn eine Maschine kaputt ist und wenn sich die Frage stellt, ob es ein Garantiefall ist. Wenn man hingegen selbst Produkte verkauft, ist es ebenso elementar, den Lebensweg eines Produktes zu dokumentieren. Wann gefertigt / wann zum Kunden? Und wenn der Kunde es mit einem Defekt zurückschickt – ist das noch das Originalgerät? Oder wurden gar „Verbesserungen“ daran vorgenommen?

Lösungen: Artikel- und Inventarverwaltung

Wir verwenden für diese Fälle unsere eigene Inventarverwaltung. Grundsätzlich gilt: Jeder Artikel bekommt nach Produktion / Fertigstellung oder beim Eintreffen in unserem Hause einen Barcode mit einer eindeutigen Seriennummern.

Unter eben dieser Seriennummern wird ein Stammdatensatz in unserer Artikelverwaltung angelegt. Zu den Stammdaten zählen auch fertigungstechnische oder liefertechnische Besonderheiten, die erfasst werden. Mit der Warengruppe liefern wir Unterscheidung, ob es ein verkaufbares Handelsprodukt oder eine selbst genutzte Maschine oder Inventar ist, z,B der hochwertige TFT Fernseher für unseren Besucherraum.

Inventar: Lagerort ist wichtig

Bei selbst genutzten Produkten und Inventar ist fortan der Lagerort von Bedeutung. Hiermit wird festgelegt, wo sich ein Produkt befindet. Mittels der Funktion UMLAGERUNG wird erfasst, wenn sich ein Einsatzort ändert z.B. wenn der Fernseher den Besucherraum verlässt und im Versand aufgestellt wird, weil die dortigen Mitarbeiter die Fussball EM schauen möchten! Die Umlagerung zeichnet Lagerort Alt / Neu, Mitarbeiter und Datum- / Zeitstempel auf.

Wird zukünftig die Artikelnummern des Fernsehers eingegeben, ist auf einen Blick ersichtlich, wann / wer den Fernseher in de Versand „umgelagert“ hat. Und warum das Ding eben nicht mehr im Besucherraum steht.

Ebenso lässt sich für den Besucherraum das Inventar ermitteln, das sich dort aufhalten SOLL: Einfach alle Artikel anzeigen, die als Lagerort Besucherraum haben – und dann eine Inventur durchführen. So ist schnell erkennbar, ob sich am Inventar zu schaffen gemacht hat, z.B. weil 12 Ledersessel zum Stückpreis von 989 EUR im Besucherraum sein müssten – bei der Überprüfung aber nur noch 8 vorgefunden werden. (Was ehrlicherweise gerade bei einer Außenprüfung vom Finanzamt irgendwie erklärungsbedürftes Gestammel hervorrufen kann…)

Kundenprodukte: wenn geliefert…

Etwas anderes sind Seriennummern auf Produkte, die wir als Handelswaren an Kunden liefern. Diese werden als ABGANG gebucht und verschwinden so aus unserem Bestand. Zusammen mit Abgang werden Lieferdaten wie Kundeninformationen, Lieferschein / Rechnungsnummer und natürlich Bearbeiter / Datum / Zeit erfasst.

Sollte sich das Produkt eines Tages wieder in unser Haus verirren, wird es als ZUGANG erfasst. Alle Lieferdaten von früher stehen dann auf einen Schlag wieder zur Verfügung, d.h. alle Besonderheiten, Produktionswerte und Co.

Die Software: Unsere Lager- und Artikelverwaltung AE WWS Lite WIN

Einfachste Bedienung, ganze viele diverse Freifelder, die man individuell nutzen kann, Produktbilder, Heimatverzeichnis für REACH Dokumente u.a. und wahlweise mit Datenbank als XML Datei oder für SQL Datenbankserver. Natürlich auch mit Datenschnittstelle EXTERNE DATEN für Datenaustausch mit mobilen Handheld Scanner / mobile Datenerfassung mit Barcode…

https://www.terminal-systems.de/wp/home-2/lager1/lagerverwaltung-aktuell/

Wer will: einen kostenlos & umsonst Download gibt es direkt auf der Webseite. Einfach downloaden, installieren und selbst ausprobieren. So lässt sich innerhalb weniger Minuten festellten, ob das Produkte Ihren Vorstellungen entspricht…

AUTO SAVE – automatisch speichern einfach gemacht

Mit dem Modul AUTO SAVE bieten wir bei unserer Lagerwirtschaft und Artikelverwaltung AE WWS LITE Win ein Feature, das der menschliche Bediener schnell und gerne vergisst: die Möglichkeit automatisch zu speichern und so die Daten und Buchungen regelmäßig zu sichern.

Jedes bessere Textprogramm kann es, also darf es natürlich auch bei unserem Softwarepaket nicht fehlen: einstellbares Speicherintervall – die Lagerdatei (Datenbank und Buchungshistorie) wird bei aktivierter Funktion im / vom laufenden Programm automatisch gespeichert, ohne dass der Benutzer noch irgend etwas unternehmen muss.

Die Einstellung erfolgt schnell und einfach unter Extras – Setup – Module. Als Speicherintervall kann man von meiner Minute bis zu mehreren Stunden wählen. Das die Funktion aktiviert ist, wird im laufenden Programm direkt in der Programmmaske angezeigt:

Gerade für diejenigen Benutzer, die schnell und gerne das Programm einen Tag lang geöffnet haben ist es ein wahrer Segen, wenn die Änderungen so z.B. stündlich gespeichert werden. Sicherheit geht vor. Und Computer können nun doch mal, im unpassendsten Moment  … nun der Ausschaltknopf ist schnell mal gedrückt und dann wären alle ungespeicherten Änderungen futsch.

AUTO SAVE verhindert das. Kann aber noch mehr: Erweitert um eine Funktion AUTO BACKUP kann so automatisch ein Tagesbackup angelegt werden. So wird z.B. jeden Tag eine neue Backup Datei erzeugt, die im Fall der Fälle verwendet werden kann. Der automatische Backup erleichtert dem Bediener also auch das Denken an Sicherungskopieen – so einfach sollte ein modernes Programm heute funktionieren.

AUTO SAVE (und Auto Backup) sind als optionales Zusatzmodul für die Lagverwaltung erhältlich. Das Modul steht übrigens sowohl in der XML als auch in der SQL Version der Lagerverwaltung zur Verfügung.

AE WWS LITE Win – die Lagerverwaltung im Web

 

Thermo Etiketten

Thermo Etiketten für Barcodes / Strichcodes gibt es in fast allen Größen. Für Barcode Etiketten / Auszeichnung von Artikel oder Lagerorten die von unseren Kunden am meisten verwendeten Abmessungen:

  • ca 100 x 50 mm (entspricht 4 x 2 Zoll)
  • ca 50 x 75 mm (entspreicht 2 x 3 Zoll)
  • ca. 25 x 75 mm (entspricht 1 x 3 Zoll)
  • ca 14 x 40 mm (entspricht 0,5 x 1,5 Zoll)

Letzter benutzen wir selbst am häufigsten für unsere internen Seriennummern, weil diese ein optimales Lese- Platzverhältnis darstelle. eine 6 stellige laufende Nummer im Klartext und mit Barcode sowie ein Firmenname lassen sich gut lesbar darstellen.

Die wesentliche Unterscheidung bei Klebeetiketten ist das Druckverfahren! Hier können Sie wählen zwischen Druckverfahren Thermotransfer und Thermodirekt.

Thermotransfer: Hoch Professionell in hoher Qualität

Bei allen Sachen, die professionell sein sollen, empfehlen wir Thermotransfer! Dieses Verfahren benötigt zwei getrennte Rollen:

  • Etikettenrolle (hier wird der Barcode gedruckt)
  • Rolle mit Transferband (hiermit wird das Etikett geschützt, quasi versiegelt)

Der Drucker verarbeitet beide Rollen automatisch, d.h. er zieht das Transferband über die Etikettenrolle und klebt es selbst zusammen – so dass es am Ende eine Einheit bildet.

Vorteil: Je nach Anwendungsfall und Klebeuntergrund können Sie verschiedene Materialien einsetzen.

Etikettenrolle: Am häufigsten verwendet wird Papier (billig) oder PE Folie (etwas teurer). Für spezielle Untergründe ist gffs ein Spezialkleber vorzusehen, der auf der Oberfläche haftet.

Transferrolle: Hier lässt sich das Material je nach Einsatzort wählen. Für Papieretiketten Wachs oder eine Mischung aus Wachs / Harz, wobei diese den Vorteil der Wischfestigkeit bietet. Bei Folienetiketten empfehlen Harz als Transferrolle zu verwenden, um qualitativ höchste Ergebnisse an Schutz und Wischfestigkeit zu erzielen.

Thermodirekt: Gute Qualität für normale Anforderungen

Thermodirekt ist  das Low Budget Einfach System für Etiketten. Es gibt nur eine Rolle. Die spezielle Schutzschichtrolle (Transferband) entfällt. Der Nachteil: Thermodirektetiketten sind doch recht empfindlich gegen Abrieb und Wischbewegungen und natürlich auch bei Alterung. (Vielen von Ihnen kennen das Thermopapier, was in alten Faxgeräten oder in POS Kassensystemen verwendet wird. Diese Belege werden durch Lagerung und Umwelteinflüsse im Laufe der Zeit unleserlich. Es handelt sich dann um Thermodirektverfahren.)

Vergleich Thermodirekt vs. Thermotransfer

Unten im Bild haben wir mal ein paar verschiedene Etiketten gedruckt und sie manuell leiden lassen. Das Bild zeigt die häufigsten Etiketten und ihre Alternativen im direkten Vergleich:

Etikett 1: Etikett gedruckt mit einem ZEBRA Thermodirektdrucker in ca 100 x 50 mm.

Etikett 2: gleiches Etikettenformat, jedoch als Thermotransferdrucker mit Papier und Transferfolie Wachs, gedruckt auf einem Hochleistungsindustriedrucker der Fa. TSC.

Etikett 3:  Low Budget / Fine Price Beispiel mit einem Thermodirektdrucker von METAPACE und einem Etikettenformat von 25 x 75 mm.

Etikett 1 und Etikett 2 wurden Wisch- u. Reibeversuche unterzogen: mit Finger mehrfach über das Etikett gerieben. Die Beschädigungen an Etikett 1 lassen sich gut erkennen. Bild 2 hingegen sieht im Wesentlichen unbeschädigt aus. (Im Original kann man die Wischspuren leicht sehen. Aber kein Vergleich mit den bereits deutlichen Schäden an Etikett 1)

Thermotransfer: Folie vs Papier, Harz vs Wachs

Am häufigsten verwendet,

Das Druckmedium:

  • Rolle Papier
  • Rolle Folie

An der Unterseite ist der Kleber aufgebracht. Papier klebt nicht auf allen Untergründen und ist nicht besonders widerstandsfähig gegenüber Umwelteinflüssen. Wenn es also etwas besser kleben soll, dauerhafter und evtl auch draußen: wir empfehlen Folie als Medium.

Transferrolle:

  • Wachs
  • Harz

Wachs ist gut für Papier. Wir verwenden meistens Harz für Folie.

Beispiel: Folienetikett mit Wachs 

Etiketten in der Praxis: Auf Stahl PTG Tauchflaschen 

Am Rande: Wir verwenden Folienetiketten mit Transferrolle Wachs / Harz schon seit Jahren zur Inventarisierung von PTG Drucklufttauchflaschen. Siehe Foto.

Diese Flaschen sind regelmäßig im und unter Wasser und werden gem. TÜV Termine und Prüfungen von unserer Lagerverwaltung administriert. Beim Befüllen werden sie teilweise sehr warm, im Wasser kühlen sie sich schnell stark ab. Sie unterliegen damit in kurzer Zeit relativ schnellen Temperaturwechseln. Keine Probleme mit den Etiketten!

Verbindung mit unserer Lager- u. Artikelverwaltung

Unsere Softwarepaket AE WWS Lite unterstützt den Ausdruck von Barcode Etiketen direkt aus dem Programm heraus!

Das hierzu von uns entwickelte Modul BARCODE PRINTING ist für ZEBRA Drucker mit TPL / EPL © kompatiblen Drucksysteme geeignet. Das Modul Barcode Printing ist als Option für AE WWS Lite verfügbar.

Etikettenformat und -Inhalt werden in einer Vorlagendatei (Templatedatei) festgelegt, so dass der Benutzer problemlos seine eigene Formate und Wünsche umsetzen kann.

Infos:

Barcode Printing

Softwarepaket Artikelverwaltung AE WWS Lite

 

(Alle Daten und Bilder zeigen Beispiele. Angaben ohne Gewähr. Technische Änderungen vorbehalten.)

Barcodes Drucken – Einfach gemacht

 

Eigene Barcode Etiketten erstellen – direkt aus der Lagerverwaltung heraus…

So einfach geht es! Sie brauchen:

  1. Einen ZEBRA (c) kompatiblen Barcode / Etikettendrucker
  2. Passende Etiketten
  3. Unsere Lagerverwaltung AE WWS LITE WIN mit dem Modul BARCODE PRINTING

Den Drucker installieren. Für die Etiketten gibt es eine Template Datei (Vorlagen Datei). Hier wird festgelegt, an welcher Stelle der Barcode auf dem Etikett erscheinen soll, welche Art von Barcode und ob noch evtl weitere Felder gedruckt werden (z.B. Lagerort, Preis, MHD..).

Drucker und Vorlagendatei werden einmalig eingerichtet. Der Ausdruck von Barcode Etiketten erfolgt dann zukünftig direkt aus Programm heraus.

Hier gibt es ein YouTube Tutorial:

 

Und falls Sie lieber Lesen – hier das Script für das Video:

„Barcodes Drucken – Einfach gemacht“ weiterlesen

Schneller Anschluss für AE SYSTEME in Burgdorfs Weststadt

Der der Umstieg von einer alten DSL 3000 Leitung auf VDSL 100 so problemlos läuft, war nicht zu erwarten. „Wir haben mit Problemen gerechnet. Deshalb haben wir die Umstellung extra in den Dezember gelegt. Wenn wir da mal ein paar Stunden offline sind, können wir auf unseren Partnerbetrieb in Hannover ausweichen.“ sagte Technikleiter Frank H.

Was aber gar nicht notwendig war. Die Telekom hat den Auftrag zur Umstellung für den Donnerstag den 10.12.  bis 21 Uhr bestätigt. Bereits in den frühen Vormittagsstunden wurde die alte Leitung pünktlich abgeschaltet. Das Team von AE SYSTEME hat daraufhin den neuen Speedport W724V Router in Betrieb genommen und damit das alte Model Speedport W500 ersetzt. Das Ganze eingeschaltet und fertig. Bereits in kürzester Zeit war der Online Umstieg vollzogen.

„Das hat uns sehr überrascht. Unser Fax und einen Telefonapparat konnten wir direkt mit dem Router verbinden. Ein schnurloses Telefon haben wir über DECT angeschlossen. Die Konfiguration über die Weboberfläche war einfach. Fertig.“ fährt Frank H. fort.

Was nicht mehr benötigt wird: die alte ISDN Anlage und diverse alte Telefone.  Das sieht Frank H. unkritisch: „Der S0 Anschluss für ISDN ist tot. Das passt nicht in die neue Technik. Wir haben zwar extra für IP einen ISDN Adapter von der Telekom gekauft. Den nehmen wir aber nicht mehr in Betrieb: Die meisten Outbound Telefonate laufen heute ohnehin über über Handys. Fast jeder hat eine Flatrate und wer will, kann sich ein DECT Mobilteil schnappen, das direkt über den Router kommuniziert.“

Für die eingehenden Anrufe ist es ohnehin egal: da klingeln schon länger nur Smartphones. Damit verlief der DSL Umstieg für AE SYSTEME eher unspektakulär.

„Was am längsten dauerte war das Sortieren der Kabel und nun das Verpacken des ganzen alten Techikgeraffels. Wer will kann jetzt eine ISDN Anlage, alten Speedport Router, Splitter und noch so einige andere Dinge kostengünstig von uns abholen. Niemals benötigte Ersatzrouter in Originalverpackung gehören da auch noch zu.“ läßt Frank H. in einer abschliessenden Bewertung durchblicken.

 

 

 

Spendenaktion 2015

Die Belegschaft hat entschieden: Anstelle einer Weihnachtsfeier mit Essen-Trinken-außer-Haus soll es wie in den Vorjahren Spenden sein! (*1

Die Belegschaft hat weiterhin entscheiden: der Spendenbetrag wird in diesem Jahr aufgeteilt. Unter anderem auf die Empfänger:

Wikimedia – die Fördergesellschaft von WIKIPEDIA

TASSO

Tierheim Burgdorf

 

Danke allen für die tolle Arbeit / Zusammenfassung / Spaß / Kritik usw. Und natürlich alles Gute für Weihnachten!

PS: Ab sofort befindet sich AE SYSTEME im Weihnachtsurlaub und nimmt erst in KW 01/2016 seinen Dienst wieder auf. Es wird nur noch ein Notdienst für Bestandskunden aufrecht erhalten. Und natürlich die Geschäftsführung – Thema Inventur, Jahreswechsel. Aber zumindest Ersteres ist ja einfach mit unserem eigenen Programm AE Artikelverwaltung / Lagerverwaltung

*1 Natürlich wurde es nicht komplett gestrichen. Es gab eine kleine Outdoor Grillparty als Ersatz. Das Wetter spielt ja zumindest temperaturmässig mit…

 

 

Frohe Weihnachten von Mandy

Also der Text meines Vorgängers ist ja nun eher… nun, nicht vorhanden. Da ich seinen Eintrag nicht ändern kann, habe ich die Aufgabe nochmals erledigt. Dieses Mal mit dem englischen Bild. Letztlich ist es ja wohl egal: Ob Merry Christmas oder Frohe Weihnachten – die Grundidee bleibt gleich! Wir wünschen allen unseren Kunden, Lieferanten und Co alles Gute für das bevorhstehende Weihnachtsfest und einen guten Rutsch ins neue Jahr!!!! Auf das man uns auch im nächsten Jahr gewogen bleibt. Mangels Glühweinwetter hatt Cheffe übrigens für die nächste Mittagspause noch eine Grillparty angesagt. Fleisch kaufen und auf unseren Gasgrill packen. Natürlich geht Fisch auch und da auf auf meinen Rat hin neulich so ein Schnippelding Nicer Dicer Fusion angeschafft wurde, sollte das auch mit dem schnellen Salat klappen.

In diesem Sinne daher nochmal: Vielen Dank und Alles GUTE!!! Bis im nächsten Jahr!!!

grill

Warenbewegungen Artikel Menge schnell erfassen – einfach gemacht

Die grundlegende Idee: schnell und einfach Warenbewegungen erfassen. Direkt mit PC oder Tablett mit Windows Betriebssystem.

Perfekte Lösung hierfür ist unser Erfassungsprogramm WWS Batch.

WWS Batch erlaubt die schnelle Erfassung von Artikel und Mengenpositionen und erstellt automatisch eine Datei mit Benutzernummer, Datum/Zeitstempel im XLS CSV Format für die weitere Verarbeitung mit Officeprogrammen.

Alternativ kann WWS BATCH auch gleich in AE WWS LITE integriert werden – unserer komfortablen Artikel- u. Lagerverwaltung. WWS Batch wird dabei direkt aus der Artikelverwaltung mit dem Button Schnellbuchen aufgerufen – und der Benutzer kann via Tastatur oder Barcode schnell hintereinander Artikelpositionen erfassen.

WWS Batch gibt es als Demoverson auf unserer Webseite.

Und um WWS BATCH und WWS LITE „zu verheiraten“ gibt es im Support Center dann noch ein paar Hilfedateien….

Mehr im Web:

Webseite WWS BATCH

Webseite WWS LITE Artikelverwaltung