AE WWS Lite Lagerverwaltung und Bestandskontrolle

Titel: AE WWS Lite Lagerverwaltung und Bestandskontrolle

Nicht erst seit Coronazeiten ist bekannt: wenn das Klopapier alle ist, man vergessen hat, nachzukaufen … – kann es unter Umständen größere Probleme nach sich ziehen.

Wo ist das Klopapier? Haben wir davon noch was rumliegen? Ich habe doch gerade nachgekauft…! Wer hat die letzte Rolle genommen…? So oder ähnlich klingt es häufiger, wenn man gewisse, wichtige Teile sucht – aber nicht auf Anhieb findet. Überflüssig zu erwähnen, dass eine anständige Lagerverwaltung so etwas verhindert.

Artikel Anlieferungen und Entnahmen erfassen

Wird zur Verwaltung von Artikel und Produkten ein Programm zur Lagerverwaltung eingesetzt ist es einfach. Angelieferte Artikel (Klopapier kommt) werden als Zugang gebucht, der Lagerort wird vermerkt. Entnommene Artikel (Klopapier wird in Klo aufgehängt) werden als Abgang eingetragen. Die Software der Lagerverwaltung sorgt automatisch dafür, dass zu jedem Artikel ein richtiger, aktueller Bestand geführt wird. Für diesen Zweck hat das moderne Unternehmen Lieferscheine erfunden. Ein Blick in die Lagerverwaltung reicht aus, um festzustellen ob ein Klopapiergate droht oder ausreichend Reserven am Lager sind. Und falls die Kollegen den Lagerort richtig eintragen, können die nächsten Kollegen den Artikel wundersamerweise sogar dort finden, wo er in der Lagerverwaltung aufgeführt wird. Ein Fakt, der die Suchzeit massiv einschränkt und Doppelbestellungen verhindert!

Soweit die Pflicht. So eine Lagerverwaltung mit Abgang / Zugang gibt es so für rund 100 Euro. Kann man sich bei uns kaufen und hat eine Menge Probleme gelöst. Kann man aber auch lassen, wenn man weiter einfach im Chaos leben und Zeit mit Suchen und Diskutieren verbringen möchte.

In der Kür gibt es die Steigerung und die Bitte an alle Kollegen: wer den letzten Artikel aus dem Fach nimmt – bitte beim Einkauf melden. Damit wir nachbestellen können. Denn leeres Fach heißt: es fehlt was im Betriebsablauf! Mit daraus resultierenden Kosten und Folgen!

Das mit „Das Fach (der Lagerort) ist schon wieder leer! Wer von Euch hat die letzte Rolle raus genommen und sich nicht gemeldet“ ist in vielen Organisationen der ewige Burner. Klopapier. Stifte. Material zur Produktion. Nicht nur in Unternehmen. Er kommt immer dann zutage, wenn jemand was benötigt und ungläubig auf den leeren Lagerplatz / auf das leere Fach starrt. Wer es war, steht zwar in der Historie im Lagerprogramm. Aber so richtig ändert das am Zustand auch nichts. Das Fach ist und bleibt jetzt erst einmal leer, auch wenn man als Schuldigen den Kollegen X MWD ermitteln kann!

Also ist doch wieder die Software gefragt.

Bestandskontrolle und Alarmierung

Eine halbwegs intelligente Lagerverwaltung sollte Bestandskontrolle und -Überwachung gleich mit erledigen. In der Praxis kann das dann so aussehen:

Für jeden Artikel wird in den Stammdaten ein individueller Mindestbestand eingetragen.

Über die Funktion BESTANDS-CHECK können jederzeit alle Artikel gefiltert und angezeigt werden, deren aktueller IST Bestand unter dem Mindestbestand liegt.

Die Funktion Bestands-Check kann der Einkauf selbst aufrufen und sich so aktuell eine Liste mit Artikeln erzeugen, die nachbestellt werden müssen.

Damit das Ganze aber überhaupt mal jemand macht – wer hat schon Zeit oder denkt daran, diese Funktion aufzurufen? – macht unsere Software AE WWS Lite das bei Programmstart auf Wunsch automatisch. Programm starten, dann checkt die Software den Mindestbestand und erstellt eine Liste.

Das mit der Automatik bei Programmstart ist schon mal einen Schritt weiter. Doch auch hier gilt: wer weiß schon, wer zuerst das Programm startet und ob irgendwelchen Lager- und Fehlmengen genau diesen Mitarbeiter überhaupt interessieren?

Also geht AE WWS Lite nun noch einen Schritt weiter: mit jedem Bestands-Check wird automatisch eine Mail erzeugt und versendet, die eine Excel-Liste mit den Artikelpositionen enthält, die den Mindestbestand unterschreiten!

Der Rechner muss hierfür nur im Internet sein und Zugang zu einem SMTP Mailkonto verfügen. Die Mailadresse des Empfänger kann frei eingetragen werden. Die Exceltabelle mit den Mindestbestand unterschreitenden Artikel kommt dann automatisch auf den den Schreibtisch im Einkauf.

Wie also bekommt Ihr den Vorgang nun so geregelt, dass es auch funktioniert?

Zuerst einmal müsst Ihr das Feld Mindestbestand bei allen denjenigen Artikel mit einem Wert füllen, die überwacht werden sollen. Erfahrungsgemäß betrifft diese Alarmierungs- und Anzeigefunktion nicht den ganzen Artikelstamm. Also tragt Ihr den Mindestbestand nur dort ein, wo es anfällt.

Das Ergebnis könnt Ihr sofort testen: Button BESTANDSKONTROLLE aufrufen. Ihr seht nun eine Anzeige aller Artikel, die den eingetragenen Mindestbestand unterschreiten.

Unter Extras, Settings, Module aktiviert Ihr den automatischen Bestands-Check bei Programmstart. Jetzt müsst ihr den Button nicht mehr drücken, das Programm aktiviert diese Funktion automatisch, wenn es gestartet wird.

Mailversand konfigurieren

Schmeißen wir jetzt die Sache mit der Mail an!

Unter Extras, Settings, Module könnt ihr dann den Mailversand für den Bestands-Check aktivieren und einmalig konfigurieren. Hier wird ein SMTP Mailer verwendet, d.h. ihr tragt Euren Mailserver und die Zugangsdaten (üblicherweise User und Passwort) ein und spezifiziert den Empfänger der Mail. Als Absender könnt Ihr WWSLite@MeineFirma.de verwenden – oder was auch immer ihr wollt. Den Mailport, SMTP ist standardmäßig 587, könnt Ihr unverändert lassen oder anpassen, ganz wie Ihr wollt.

Wenig überraschen wird: mit dem Button TEST MAIL könnt Ihr eine Testmail versenden und prüfen, ob das mit dem Mailversand klappt!

Der eingetragene Mailempfänger sollte eine Mail mit dem Hinweis AE WWS TESTMAIL bekommen, wenn alles funktioniert. Oder Ihr bekommt bereits am Computer eine kryptische Fehlermeldung mit ganzen vielen Fehlertexten, warum das mit der Mail nicht geklappt hat. Das ist dann ganz einfach: Wenn Euch diese Fehlermeldungen nichts sagen, dann seid ihr der falsche Ansprechpartner für die Konfiguration. Empfehlenswert wäre es Euren IT Experten hinzuziehen, der den Mailer in AE WWS Lite mit den richtigen Werten konfiguriert. Erst wenn die Testmail korrekt übertragen wird und beim Empfänger ankommt, seid Ihr mit der Konfiguration fertig.

Dafür war es das aber auch schon! Jedes Mal wenn jetzt Bestands-Check aktiviert oder das Programm gestartet wird, werdet ihr weiterhin gefragt, ob das Programm die Bestandswarnung per Mail versenden soll. Wenn Ihr mit JA bestätigt geht die Mail an den Empfänger raus. Niemand kann sich mehr raus reden: ich habe ja nicht gewusst, dass das Lager leer ist…

AE WWS Lite. Unsere Lagerverwaltung

Modul: AE WWS Lite Bestandskontrolle

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