Kosten im Blick: Zeit, Zutritt, Tätigkeit...

Auch für kleinere Unternehmen gilt: wer seine Kosten nicht im Blick hat, riskiert schnell den Anschluß zu verlieren. Kostenfallen im Unternehmen gibt es viele. Hierzu zählen Produktionskosten (Gehalt, Personal, Material...), lfd. Fixkosten (wie Strom, Gas, Wasser) uvam. Ebenso reichlich gesät sind Lösungen und Angebote, um die Kosten zu kontrollieren, zu überwachen und auszuwerten.

Ein häufiges "dummes" Problemchen: die eine oder andere "Kostenkontrolllösung" verschlingt in Anschaffung, Installation und Wartung mehr Geld, als in absehbarer Zeit mit ihr eingespart werden kann. Da hat der besorgte Unternehmer hinterher zwar seine Kosten genau aufgeschlüsselt im Blick - aber nur, um festzustellen, dass er jeden Monat Geld verliert.

Die Lösung dieses Problemes: die installierte Kosten- und Kontrolllösung muss zum Betrieb passen. Optimal gleich von Anfang an - nicht erst durch Umprogrammierung und Redesign so weit verschlankt werden, dass sie passend gemacht wird.

In unserem Business von AE SYSTEME www.terminal-systems.de haben wir uns auf Lösungen konzentriert, die schlank, schnell und effizient eingeführt werden können. Frei nach dem Motto: wer keinen 7er BMW benötigt, wird sich keinen kaufen... bieten wir Lösungen, die sich speziell an kleine und mittlere Gewerbebetriebe richten.

Das, was heute in fast jedem Unternehmen vielfach präsent sind, sind Officelösungen wie Word oder Excel. Die Datenerfassung unserer Basislösungen für Produktion oder Energieverbrauch liefern die Informationen so, dass sie mit Officepaketen problemlos verareitet werden können. Das wiederum hat zur Folge: der Unternehmer benötigt keine riesigen Softwarepakete auf seinen PC Anlagen, sondern die Visualisierung und Auswertung seiner Daten findet in seinen bekannten PC Officeumgebungen statt. (Wer natürlich mehr möchte, kann mehr bekommen. Für fast alle Lösungen gibt es auch entsprechende SQL Versionen, die sich für Datenbanken der mittleren Datentechnik eignen.)

Zeit und Zutritt - Mitarbeiterverwaltung

Ein Beispiel sei die Zeiterfassung. Günstige Lösungen gibt es für wenige Hundert Euro. Ein kleines Plastikterminal, einige wenige RFID Transponderchips für die Mitarbeiter - und ein PC Programm, das zu gar nichts passt. (Wir sprechen von properitären Lösungen.) Die Damen und Herren Ihrer Lohnbuchhaltung werden viel Zeit und Nerven damit verbringen, diese bunten Daten zu pflegen oder mit Ihrem System zu verbinden, dass Sie für Lohn und Gehalt bereits seit langem erfolgreich einsetzen. Und wenn das System in "die Jahre kommt", werden Sie dann auch noch hingewiesen, dass Sie einen speziellen PC (oder spezielle Schnittstellenkarten) benötigen oder die Technik nicht mehr gepflegt wird.

Um das zu verhindern, haben wir es anders aufgezogen. Wir nehmen ein Standard Industrieterminal, typischerweise mit embedded Linux Betriebssystem, schliessen dort einen RFID Lesegerät an und kombinieren das Ganze mit einer kleinen Software, damit IHre Mitarbeiter KOMMT und GEHT erfassen können. Die Daten werden direkt im Gerät gespeichert - ausfallsicherer auf integrierter Compact Flash Speicherkarte. Das Industrieterminal selbst in Ihr vorhandenes Netzwerk eingebunden - spezielle Technik benötigen Sie hier nicht. Mittels Standard Übertragungsprogrammen (in diesem Fall: FTP - File Transfer Protokoll) können Sie das Terminal im Netzwerk erreichen und sich die An- und Abmeldedaten auf Ihren PC übertragen. Dort erhalten Sie dann eine Datei im XLS / CSV Datenformat, die Sie problemlos mit Office wie z.B. Excel öffnen und verarbeiten können. Voila - das sind Ihre Zeitdaten der Mitarbeiter. Innerhalb von Excel können Sie diese jetzt beliebig sortieren, anordnen oder was auch immer Sie damit tun, ohne dass Sie neue PC Verarbeitungssoftware installieren und erlernen mussten.

Damit die An- und Abmeldung für Ihren Mitarbeiter einfach wird, bekommt das Industrieterminal noch eine Information, welche Mitarbeiter sich anmelden dürfen. Wir nennen das Mitarbeitertabelle. Hier wird jeder berechtigte Mitarbeiter aufgeführt, bekommt eine (virtuelle oder reale) Personalnummer, seinen Namen und einen RFID Code zugewiesen. Diese Tabelle wird auf Ihrem PC einfach als Textdatei erstellt ( - das können Sie ebenfalls mit Excel oder Word erledigen - ), per FTP Transfer in das Terminal geladen und steht dann sofort zur Verfügung. Das Terminal ist dann auch noch benutzbar, wenn Ihr Netzwerk mal nicht vorhanden sein sollte - es kann jederzeit die Erfassung durchführen. Sie selbst bestimmten Ort und Zeitpunkt der Datenübertragung!

BDE und Tätigkeit - Produktions- u. Fertigungsdaten erfassen

Ähnliche Vorgehensweise wenden wir bei der Tätigkeitserfassung an. Jeder Betrieb kennt andere Tätigkeiten. Egal ob Inspektion, Kotflügel schweissen, Rohre löten, Blech biegen oder was auch immer - die Tätigkeiten werden auf dem PC in eine Tabelle eingetragen und diese per FTP Netzwerktransfer in das Terminal geladen.

Zeit und Tätigkeit - das Programm im Terminal

Oberste Priorität bei der Benutzung des Terminals: der Benutzer soll ohne jegliche EDV Erfahrung und ohne besondere Schulungen das System bedienen können!

Um das zu erreichen, ist das Programm auf wenige Erfassungsmasken mit klarer Benutzerführung beschränkt. 1) Ein Hauptmenü mit der Auswahl der gewünschten Aktion, z.B. Kommt, Geht oder Tätigkeit. 2) Ein Eingabemenü - wahlweise für Kommt / Geht bzw. Tätigkeit.

Im Kommt / Geht Eingabemenü gibt der Mitarbeiter lediglich seine persönliche RFID Transpondernummer ein. (RFID Transponder in die Nähe des Gerätes bringen - der Transponder wird automatisch erkannt.) Das System speichert dann selbsttätig einen Datensatz mit den notwendigen Daten - erweitert um einen Zeitstempel, WANN die An- oder Abmeldung durchgeführt wurde.

Ähnlich funktioniert die Tätigkeitserfgassung. Auch hier gibt der Mitarbeiter zuerst seine persönliche RFID Transpondernummer ein und wählt dann die Tätigkeit aus. Je nach Tätigkeit kann er noch Zusatzeingaben erfassen, z.B. Zeit in Minuten, Menge in Stück o.ä. Auch diese Daten werden im Terminal gespeichert und beim nächsten Transfer dann auf den PC übertragen.

Der Datentransfer - automatisch und im Hintergrund

Die Kommunikation zwischen Terminal und PC vollzieht sich über Ethernet LAN Netzwerk. Das Terminal verfügt über einen integrierten FTP Server - auf dem PC wird lediglich ein FTP Clientprogramm benötigt, um die Daten schnell und einfach zu übertragen. Mit Download der erfassten Kommt / Geht / Tätigkeitsinformationen kann ebenfalls ein Upload neuer Personal- oder Tätigkeitsdateien erfolgen. Das Terminal ist somit immer auf neuesten Stand - der Benutzer am Terminal muss hierfür nichts machen.

Die Auswertung - Office und Excel

Das Ergebnis in Excel sieht dann so aus: