OpenOffice ein Officepaket für kostenlos und umsonst...

Kennen Sie das: irgendwann steigen Sie in Ihr Auto ein oder schalten den PC ein - und kommen zu der festen Überzeugung das Ding ist fertig mit der Welt. Alles Vertraute erscheint irgendwie altbacken. Angestaubt. Nicht mehr aktuell. Die Anderen haben was Besseres, was Neueres - und bestimmt können die damit viel mehr machen...

So ging es uns jetzt mit unserem MS OFFICE. Unser altes MS OFFICE97 haben wir damals zwar für viel Geld erworben - aber nun ist es unrettbar in die Jahre gekommen. Gefühlt: hier geht etwas nicht mehr, dort ist etwas nicht auf dem neuesten Stand usw usf.

Das sind dann die Momente in denen nur noch eine Investition retten kann. Entweder ein neues Auto kaufen - oder eine neue Software. In unserem Fall war also der Wunsch nach einer neuen Officesuite geboren. Der Upgrade auf ein neues MS OFFICE wäre ... nun ja, zumindest nicht ganz billig. Die Home & Student Version bekommt man zwar für so um die 99 Euro im Laden - aber jegliche gewerbliche Nutzung ausgeschlossen. Die für uns firmentechnisch nutzbare Vollversion schlägt dann schon eher mit 500...600 Euros zu Buche.

Alles in allem kommt da bei unseren paar Arbeitsplätzen im Kleinunternehmen schon ein stattlicher Betrag von 2000...3000 Euros zusammen. Nur, um Briefe zu schreiben, Angebote zu kalkulieren oder Präsentationen zu malen. 3000 Euros müssen auf der anderen Seite erst mal verdient werden.

Lange Rede kurzer Sinn: eine kurzfristig anberaumte Chefversammlung musste her. Es wurde diskutiert, ob die 3000 Euro für Softwarelizenzen aufgebracht werden - oder ob andere, günstigere Alternativen wie StarOffice, OpenOffice oder was auch immer gesucht werden sollen. Die Tendenz war eindeutig: Wenn wir 3000 Euro ausgeben wollen, hat jeder Bereich irgendwelche Wünsche. Officesoftwarelizenzen kamen daber nicht darin vor. Also brachte das Meeting ein Ergebnis: OpenOffice sollte als Alternative untersucht werden.

Fairerweise sei erwähnt: etwas Angst bereitete mir diese Entscheidung schon. Ich habe mich im Jahr 2002 schon mal mit OpenOffice beschäftigt. Version 1.0 oder so. Das war ein ziemlicher Reinfall. Zu langsam, zu träge, gepixelte Logos, nur suboptimale MS Office Kompatibilität, wenn man mal mit anderen Leuten Dokumente austauschen will etc. Immer noch rotten auf alten Rechnern irgendwelche alten Dokumente herum, die ich dann irgendwann einfach nicht mehr benutzt habe. Ich hatte also meinen persönlichen Misserfolg mit OpenOffice - und meine Erfahrungen auch als Eintrag auf diesen Webseiten dokumentiert. (Die Seite habe ich aber irgendwann wieder gelöscht. Aus schlechtem Gewissen: Freie Software soll man nicht niedermachen. Das erschien mir unfair gegenüber den Machern des Projektes.)

Doch nun war es also wieder an der Zeit - was lange währt wird endlich gut oder so. Frisch gewagt ist halb gewonnen. Wer nicht wagt, der nicht gewinnt oder so. Mit allerlei dummen Volkssprüchen im Hinterkopf machte ich mich also dran, die aktuelle OpenOffice Version zu erproben.

Die neue OpenOffice Version 2.3 im Internet ist schnell gefunden. Der Download ging flink. Die Installation mehr oder weniger auch. http://de.openoffice.org/

Ein kurzer Start, eine kurze Grundkonfiguration (wir wollen alle OpenOffice Dokumente im MS OFFICE Format speichern - siehe Screenshot unten) - und los kann es gehen.

Wichtig: Das muss für jeden Dokumenttyp separat eingestellt werden!

Bevor ich mir hier einen abbreche: das folgende Ergebnis hat mich überrascht! Zwar ist der erste Start immer noch ein bisschen träge - das stört aber nur marginal und beim ersten Dokument des Tages. Ab dann hat man ein schnelles, flinkes Officeprogramm. Meine vorhandenen Officedokumente lassen sich problemlos öffnen, bearbeiten, schliessen und speichern. Egal ob man sie anschliessend mit MS OFFICE97 oder mit OpenOffice wieder öffnet. Alles toll. (Persl. Hinweis: das gilt für UNSERE Dokumente. Ob das immer so ist, wissen wir nicht, können wir nicht beurteilen - und das mag jeder Interessierte selbst herausfinden.)

Eines sei allerdings erwähnt: Wer meint die Umstellung wäre einfach und problemlos, der irrt. Zumindest bei mir. Wenn ich ansonsten fünf Minuten für einen Brief brauchte, wurden da in den ersten Tagen mit OpenOffice schnell 30 draus. Vieles was ich in MS OFFICE über die Jahre hinweg benutzen gelernt habe, geht nun irgendwie anders. Generell gilt der Satz: Alles geht - irgendwie - aber halt in anderer Art und Weise. Da muss man umlernen, umdaddeln und Co - und auch viel die Hilfe benutzen. Alle Feinheiten habe ich nach zwei Wochen immer noch nicht durchdrungen - aber wenigstens bin ich wieder in der Lage Angebote zu schreiben, unsere Preise zu kalkulieren und Co.

Der Preis des Fleiß ist aber verlockend: Lizenzkosten 0 Euro. Für alle Arbeitsplätze in unserem jungen Unternehmen. Und wenn ich ehrlich bin: Der mögliche Upgrade auf ein neues MS OFFICE Paket wäre vermutlich auch nicht ohne Zeitaufwand möglich gewesen. Umlernen muss man immer - da stellt sich nur die Frage: Lernen UND ZAHLEN - oder Lernen UND UMSONST...

In diesem Sinne haben wir unsere Entscheidung gefällt: wir stellen um. Und wir wünschen den Machern des OpenOffice Projektes noch viel Erfolg bei ihrem Tun!

Hier schon mal ein paar Antworten auf die wichtigsten Fragen unserer Kollegen:

Allgemein

• OpenOffice ist umsonst. OpenOffice enthält mit WRITER ein Textprogramm, mit CALC eine Tabellenkalkulation, mit IMPRES ein Präsentationsprogramm. (Daneben gibt es noch das eine oder andere Zusatzprogramm, das ich mangels Bedarf nicht untersucht habe.)

• Bei der Installation unbedingt den Klick für vorhandene Text / Tabellen... Dokumente mit OpenOffice öffnen setzen. Wenn ihr das vergesst, müsst ihr später die Installation noch einmal starten. (Ich hab´s vergessen und mir einen abgebrochen, um die Dokumente später zu verknüpfen. Zumindest solange, bis ich den Tipp mit "nochmal Setup starten..." gefunden habe.)

• Nach dem ersten Programmstart (egal in welchem Dokument) unbedingt in --> Extras --> Laden speichern das Standardspeicherformat auf Word / Excel / Powerpoint 97/2000/XP setzen! Wichtig: für jeden Dokumententyp separat. Wie oben im Screenshot gezeigt.

• Ihr könnt unsere vorhandenen OFFICE Dokumente dann weitgehend problemlos laden, bearbeiten und speichern. (Evtl sind ein paar Anpassungen notwendig. Bisher marginal.)

• Das erste Laden am Tagesanfang dauert etwas. Auch wenn ihr OpenOffice.org beim Systemstart laden aktiviert habt. (Unter --> Extras --> OpenOffice.org --> Arbeitsspeicher).

• Der integrierter PDF Maker erzeugt zwar etwas grosse Dokumente - ist aber ansonsten voll benutzbar. (Wenn man sich mit seiner Konfiguration auseinandersetzt, könnten die PDFs u.U. noch kleiner werden. Unser gekaufter PDF Writer kann aber als Druckertreiber weiter verwendet werden.)

CALC Tabellenkalkulation

• CALC öffnet die Tabellen anders als Excel: die Spaltenbreite ist immer angepasst optimiert. Das sieht im ersten Moment blöde aus - ist aber gewöhnungsbedürftig überlebbar.

• Bei CALC werden Zeilen anders kopiert als bei Excel. Gewöhnungsbedürftig - aber lernbar. Ärgerlicher ist, dass die eine oder andere Formel Fehler produziert. Die müsst ihr halt von Hand umstellen / anpassen.

• Rahmen unter CALC sind etwas blöde. 1) Wenn ihr mit CALC Excel Tabellen öffnet, die eine fette Umrandung verwenden, werdet ihr einen Augenschaden bekommen. Fetter Rahmen war bei Excel = normal = gut sichtbar. Dieser von Excel bekannte fette Rahmen wird bei CALC = fetter Rahmen = extrem dargestellt! Wenn ihr die Tabellen ausdruckt sieht es aus wie auf einer Beerdigungsanzeige. 2) Wenn ihr hingegen unter CALC neue Rahmen zieht: CALC kennt wohl nur eine Rahmenart = den dünnen Rahmen. Ich habe noch keine Möglichkeit gefunden, die Rahmenformatierung bei CALC einzustellen - aber vielleicht geht das ja irgendwo. Evtl müsst ihr vorhandene Excel Dokumente umstellen - und zukünftig dann halt mit dem dünnen oder mit dem extremen Rahmen leben.

• Tipp für CALC: blendet euch unter --> Ansicht --> Symbolleisten die Leiste ZELLE EINFÜGEN ein. Diese Leite dann noch etwas umfuddeln (anpassen), damit ihr Zellen (Spalten / Zeilen) einfügen oder löschen könnt. Und Inhalt löschen ist dort auch ganz brauchbar. Damit kommt ihr unter CALC dann recht flink zurecht.

WRITER Textverarbeitung

• Bei WRITER sieht das Inhaltsverzeichnis anders aus. Kann man aber mit leben. Richtig unschön ist, dass man im Inhaltsverzeichnis NICHT mehr navigieren kann. (Mouseklick auf Seitenzahl - und schon ist man wo man hin will...) Dafür müsst ihr in OpenOffice eine Funktion NAVIGATOR aufrufen. Der wiederum merkt sich beim wiederholten Aufrufen nicht, wo man zuletzt war, so dass man immer vom Anfang navigieren muss. (Dieser Punkt mit dem Inhaltsverzeichnis ist bisher meine grösste OpenOffice "Katastrophe".)

• Bei WRITER lassen sich die Zellen von Tabellen nicht so gut (=schnell) markieren. Ist gefühlt etwas unrunder als beim alten Office und etwas blöde, wenn man Angebote in Tabellenform erstellen will.

• WRITER reagiert bei mir etwas träge, was die Ansicht "Vorlage anwenden" angeht. Bevor ihr also denkt, dass ihr einen Text mit der falschen Vorlage formatiert habt: Cursor auf Text stellen, kurz warten - erst dann stimmt die Ansicht.

IMPRESS Präsentation

• Beim IMPRES scheinen die Symbolleisten nicht korrekt angepasst: es ist mir nicht gelungen, den Aufgabenbereich dauerhaft wegzublenden. Der ist jedes Mal neu da, wenn ich IMPRES öffne - kann aber durch einen Mouseklick entfernt werden. (Ist halt nur ein Click mehr in einer Welt, in der wir nicht nach Mouseklicks bezahlt werden.)

• Beim Ausdruck vorhandener Powerpoint Dokumente unter IMPRESS müsst ihr mit den Druckparametern herumspielen. Sonst entstehen irgendwo Seitenränder, die vorher nicht da waren. (Bitte vorher testen, um nicht unnötig Papier zu verschwenden.)

• Die standardmässig bei IMPRES mitgebrachten Bitmaps sind - vorsichtig formuliert - etwas dürftig. (Anders ausgedrückt: da ist für uns so gut wie nix Brauchbares bei. Kein PC, keine Drucker, keine Industriebilder, nix, null,  nada, nothing.) Nehmt Google und sucht euch Addons aus dem Internet. Je nachdem wer es braucht...

Noch mal Allgemein (II)

• Die von unseren Produkten erstellten XML Daten kann OpenOffice CALC auch nicht standardmässig öffnen. Da müsst ihr den Umweg über CSV Konvertierung gehen, den wir in unserem jüngsten XML Viewer hinein programmiert haben. (Allerdings soll es noch einen irgendwie-was-auch-immer Weg geben, um OpenOffice eigene XML Formate beizubringen. Ich forsche noch - und werde das vielleicht irgendwann / eines Tages mal dokumentieren.)

• Ansonsten haben sich ein paar Menüs verschoben - einfach die Hilfe benutzen. Die wirkt zwar manchmal spartanisch, ist aber aussagefähig.

• Die im OpenOffice Test 1.x aus dem Jahr 2002 erwähnten gravierenden Probleme (gepixelte Logos etc) dürften hingegen weitgehend gelöst sein. Zwei Wochen Test mit der neuen Version 2.3 haben bisher weitgehend positive Ergebnisse gebracht. Der Echteinsatz dürfte sich im nächsten Monat erweisen. Evtl. gravierende Probleme werde ich in einem Update nachreichen. 

Nachtrag aus den ersten Tagen Echteinsatz, 10.Januar 2008:

• Für unsere Kollegen mit "schwachen" / betagten Rechnern: OpenOffice auf einer Hardware mit <512MB RAM zu fahren erscheint eine "innovative" Idee zu sein. Vielleicht durch den monolithischen Aufbau: der Start dauert etwas arg lange - im Sinn von unzumutbar. Evtl. müssen die Kollegen mit alten Rechnern weiterhin das alte MS OFFICE97 verwenden und wir, die im Genuß neuerer Rechner sind, nutzen den Kompatiblitätsmodus.

• Probleme scheint es mit Dokumenten zu geben, bei denen die Kopf / Fusszeile unter MS WORD mit --> Zeichen --> Textfeld erstellt wurde. Die Bearbeitung unter OpenOffice funktioniert zwar - wird das Dokument aber anschliessend wieder mit MS WORD geöffnet, ist die Fuss / Kopfzeile arg verrutscht. Das Problem scheint behebbar zu sein, wenn man die Fuss / Kopfzeile unter OpenOffice verankert. (Ist etwas aufwändig - aber machbar.)

• Ebenfalls Probleme mit der Fuss / Kopfzeile nach obiger Art und Weise gibt es, wenn die Zeile eine eMailadresse (oder URL) enthält. Dort kippt beim anschliessenden Öffnen mit MS WORD dann die Formatierung um. Lösung: URL und eMailfeldmarkierung entfernen, damit die Angaben "normaler" Text werden.

• Und noch mal Kopf- und Fusszeile: Die MS Office97 Kompatibilität der Kopf- und Fusszeilen bei verschiedenen Seiten scheint uns stark eingeschränkt zu sein. Unter OpenOffice muss man hier wohl mit verschiedenen Dokumentvorlagen arbeiten - das erscheint uns extrem kompliziert und wir vermissen unseren alten MS WORD Haken "erste Seite anders" (für abweichende Kopf- und Fusszeilen auf den Seiten) schon sehr.